En tant que Chef d’entreprise vous êtes souvent amené à mener des projets pour développer votre activité.
Par expérience vous savez que sans méthodes et outils éprouvés cela peut vite devenir le parcours du combattant et que l’échec vous guette.
Vous pouvez fort heureusement limiter au maximum les écueils et optimiser vos chances de réussite. Comment ? En suivant quelques principes très simples qui ont fait leurs preuves.
Nous vous proposons ici 7 conseils pour affuter votre Gestion de Projet !
Équipez-vous d’un stylo, d’un ordinateur, d’une application de type « to-dol list » et plongeons ensemble dans les arcanes de la gestion de projet pour les Chefs d’entreprises ou porteurs de projets qui réussissent !
1 – Développez les compétences du Chef de Projet
Avant de s’attaquer aux techniques de gestion de projet la première chose à faire est d’identifier les compétences indispensables à tout bon chef de projet !
Connaitre les compétences phares vous permettra de les développer et/ou les renforcer en priorité.
Nous avons identifié 4 compétences incontournables :
La communication
Que vous deviez communiquer à l’oral, par écrit ou via des applications web collaboratives la qualité de votre communication impactera directement l’efficacité de votre équipe. Vous n’avez pas d’autre alternative : vous devez être un bon communiquant pour réussir !
Le leadership
Votre capacité à mobiliser vos hommes, grâce à vos qualités humaines naturelles, sera un atout majeur dans votre conduite du changement. Dans le monde de l’entreprise le leadership, si l’on en croit les experts, est la ressource la plus rare !
L’organisation
Maîtriser la planification et l’organisation d’une façon plus générale, augmentera de façon notable vos chances de réussite ! Devenez un as de la gestion de projet en plaçant les bons hommes aux bons postes et en choisissant les outils les plus adaptés à votre contexte professionnel.
La prise de décision
Décider sans même avoir pu collecter toutes les informations nécessaires à une prise de décision éclairée sera un challenge que vous serez amené à relever régulièrement en tant que chef de projet. Prenez vos décisions sans ralentir trop votre équipe et assumez-en les conséquences ! La procrastination ce n’est pas pour vous.
Ces 4 compétences sont complémentaires et peuvent faire de vous un Chef de projet exceptionnel lorsqu’elles agissent en parfaite synergie ! Vous savez ce qu’il vous reste à faire.
2 – Soignez votre lancement de Projet!
Un projet est nécessairement une mission qui vous engage dans la durée. De l’énergie que vous insufflerai au départ dépendra beaucoup !
Le lancement d’un projet doit donc être minutieusement préparé.
L’organisation générale, la clarté des objectifs, l’annonce des délais et la définition précise des rôles de chaque membre de l’équipe seront les garants de la réussite de votre projet.
Alors ne laissez rien au hasard et préparez une réunion de lancement dynamique et motivante pour mobiliser toutes les parties prenantes.
Remettez à chacun sa feuille de route et lancez-vous dans la première étape du projet !
3 – Planifiez ou échouez!
Réussir un projet sans avoir défini ses étapes et jalons relève du doux rêve.
Si vous voulez prendre du plaisir et entretenir la motivation et l’engagement de votre équipe tout au long du chemin, il vous faudra tracer une feuille de route à la fois précise et souple.
Décrivez soigneusement vos points d’étapes (tâches et dates) et leurs objectifs respectifs (livrables).
En effet, quand la route est longue il est très appréciable de pouvoir se focaliser sur ses tronçons pour rester focalisé et éveillé !
Qui n’a d’ailleurs jamais ressenti le plaisir libérateur de cocher ses objectifs intermédiaires sur sa check-list ?
A ce titre, d’innombrables outils web proposant d’éditer vos check-lists existent à ce jour : Todoist, Trello, Wunderlist, Google Keep, etc.
Notez que la définition claire du périmètre du projet et des résultats attendus font parmi des critères de réussite les plus déterminants. Communiquez-les régulièrement!
Pour les projets pour lesquels la question des délais est la plus sensible optez systématiquement pour un rétro-planning.
4 – Exécutez en vous appuyant sur des livrables
L’idéal quand vous menez votre projet c’est de pouvoir « formaliser » vos avancés à chaque point d’étape notable ou « jalon ».
On parle alors de « livrables ».
Un livrable peut prendre de nombreuses formes :
- Un compte rendu
- Un cahier des charges
- Un rapport
- Une maquette
- Un produit
- Une application logicielle
- Une fonctionnalité de votre logiciel
- Un planning
Pouvoir matérialiser votre avancée avec un livrable est incontournable pour la crédibilité de votre gestion de projet et un réel outil de motivation pour votre équipe.
Il n’y a en effet rien de pire que d’investir son temps, ses compétences et son énergie au profit d’un projet aux avancés « impalpables ».
A cette étape il est aussi important de garder un œil sur votre « matrice des risques ». Cette dernière a pour vocation de vous aider à prévenir les risques humains, techniques, juridiques et de dépassement de budget et de délais.
5 – Instaurez un rituel de contrôle hebdomadaire
Pour piloter avec efficacité et souplesse votre véhicule il est fortement recommandé de faire un arrêt au stand régulièrement.
Cela vous permettra de « prévenir les pannes » et d’entretenir votre moteur pour qu’il délivre toujours ses meilleures performances. In fine votre trajectoire n’en sera que plus optimisée !
Des échanges réguliers avec votre équipe vous permettront de faire émerger de nouvelles solutions aux difficultés que vous rencontrerez et ainsi d’entretenir une émulation productive, carburant essentiel pour votre projet.
Alors, même si vous et votre équipe pouvez parfois avoir l’impression de donner dans la réunionite aigue, dites-vous que ces points d’échanges réguliers sont des soupapes vitales pour le projet. Une réunion de 30 minutes où l’on fait remonter un problème pour lui trouver une solution peut vous faire gagner une semaine…
6 – Valorisez la clôture du Projet!
Si, comme nous l’avons vu au point 2, l’initialisation d’un projet est déterminante, la clôture d’un projet en bonne et due forme l’est tout autant !
Et pourtant, l’absence de temps de clôture d’un projet est un écueil très courant dans l’entreprise !
Ce fâcheux « oubli » peut générer un sentiment de frustration au sein de l’équipe et, pire encore, atténuer significativement le sentiment de satisfaction du donneur d’ordre si la livraison est bâclée.
Prenez l’engagement de toujours fêter vos victoires et faites-le avec la manière. Quand on sait que seuls 6 gros projets sur 10 aboutissent on peut légitimement se féliciter d’atteindre l’objectif !
De plus, avant de se lancer dans un nouveau projet, « ajouter une étoile à son maillot de chef de projet » est des plus motivant.
7 – Conservez une vision globale du Projet!
Au-delà de la planification il y a un principe de base qui peut grandement vous aider à rester focalisé et efficace : la vision globale du projet !
Investissez dans un tableau blanc de grande taille pour « modéliser » votre projet physiquement » à l’aide de magnets ou autres post-its afin d’avoir une vue complète et pouvoir à tout moment prendre du recul.
A cette échelle la vision est tout autre et permet parfois de détecter par anticipation de futures difficultés.
En effet, la « big picture » est un outil formidable pour observer le chemin parcouru et celui qui reste à parcourir…
Vous êtes prêt (e)?
8 – La gestion de projet
Voilà, nous avons fait un tour rapide de la question.
J’espère que ces quelques conseils vous seront utiles pour mener à bien vos projets?
En respectant scrupuleusement ces derniers vous optimiserez vos chances de réussir.
Et n’oubliez pas de célébrer vos victoires avec votre équipe!
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